Ohjeita tiedotustilaisuuteen

Jos olet järjestämässä tiedotustilaisuutta, niin otathan yhteyttä ensiksi viestintäosastoon, jottei päällekkäin osu useampia tilaisuuksia. Päävastuu mediasuhteiden hoitamisesta on viestintäosastolla, ja autamme mielellämme niin tiedotteiden kuin tiedotustilaisuuksien toteuttamisessa.

Tiedotteista ja tiedotustilaisuuksista olisi hyvä kertoa meille ennen muita myös siksi, että osaamme vastata meille soittaville toimittajille, jotka usein ottavat ensiksi yhteyttä juuri viestintäosastoon.

Tiedotustilaisuuden järjestäminen

Tiedotustilaisuus kannattaa järjestää silloin, kun on tiedotettavaa laajasta ja merkittävästä asiasta. Vähemmän merkittävistä aiheista tiedottamiseen riittää tiedote.

Paras tiedotustilaisuuden ajankohta on aamupäivä keskellä viikkoa. Maanantaiaamu ja perjantai-iltapäivä ovat huonoja ajankohtia, samoin viikonloput sekä pyhiä edeltävät päivät. Yleensä tilaisuudet järjestetään kyseisen yhteisön tiloissa.

Tilaisuuden kesto kannattaa pitää napakkana, noin puolesta tunnista tuntiin. Mitä nopeammin toimittajat saavat haluamansa tiedon, sen parempi. Toimittajat eivät saavu tiedotustilaisuuksiin tarjoilujen, vaan uutisten perässä. Vaatimaton tarjoilu siis riittää.

Toimittajat saattavat haastatella tilaisuuden järjestäjiä tiedotustilaisuuden jälkeen. Tähän on hyvä varautua. Siis varaa mahdollisia haastatteluita varten aikaa ja rauhallinen haastattelutila vaikkapa viereisestä huoneesta.

Kutsu tiedotustilaisuuteen

Lehdistökutsu tiedotustilaisuuteen tulisi lähettää hyvissä ajoin, mieluiten viikkoa ennen tilaisuutta. Kutsusta tulee selvitä kaikki tilaisuuden perustiedot, eli: mitä, missä, milloin, miksi ja kuka.

Lyhyys sekä selkeys ovat hyvän kutsun ominaisuuksia. Kerro selkeästi kutsussa tilaisuuden aihepiiri ja tarkoitus sekä tarkat ajat ja paikat (rakennus, osoite, luentosali).

Kerro myös, keitä on paikalla ja mitä he aikovat asiasta kertoa. Samoin kuin tiedotteessa, on kutsussakin hyvä mainita lisätietojen antajan nimi ja puhelinnumero. Tarvittaessa liitä mukaan myös kartta ja ajo-ohje.

Lisätietoja
Petri Hynynen
viestintäpäällikkö
petri.hynynen(at)uku.fi
050 407 8996