Ohjeita tiedotteen tekoon

Näitä ohjeita voit soveltaa niin tapahtuma- kuin tutkimustiedotteeseenkin. Viestintäosasto myös auttaa tiedotteen laadinnassa. Ulkoinen tiedotus tulee hoitaa aina keskitetysti viestintäosaston kautta. Yksiköiden on siis hyvä lähettää tiedotteet vähintään tiedoksi viestintäosastoon, mikäli yksikkö hoitaa esimerkiksi tapahtumien ulkoisen tiedotuksen itsenäisesti.

Väittelijöiden on taas toimitettava itse kirjoittama selostus omasta tutkimuksesta viestintään 10 päivää ennen väitöstilaisuutta. Selostuksen pohjalta laaditaan lehdistötiedote medialle. Selostuksessa on hyvä kertoa: tutkimuksen aihe, tärkeimmät tulokset ja niiden merkitys, aineisto ja menetelmät, yksityiskohdat ja tutkimuksen taustat.

Tiedoteohjeiden sisällysluettelo

• Mikä on tiedote?
  
• Tiedotteen rakenne
  
• Tiedotteen jakelu
  
• Käytännön kirjoitusohjeita
  
• Kuinka ylitetään uutiskynnys?
  
• Tutkimusraportin ja tiedotteen vertailu

Mikä on tiedote?

Tiedotteen tavoitteena on herättää toimittajien kiinnostus ja saada heidät tekemään juttua, esimerkiksi tutkimuksesta tai tapahtumasta. Lehdistötiedotteen suositeltava pituus on yksi A4, joten tiedotteessa kerrotaan lyhyesti ja uutismaisesti olennainen tutkimuksesta tai tapahtumasta.

Toimittajat päättävät otsikon perusteella, lukevatko tiedotteen loppuun. Hyvä otsikko on siis tärkeä. Otsikon tulisi kertoa tiedotteesti ydin , siis olennaisin asia tiivistettynä. On myös muistettava, etteivät lehden lukijat eivätkä toimittajat ole oman alasi asiantuntijoita. Käytä siis selkeää ja ymmärrettävää kieltä, ei erikoissanastoa. Vältä myös asioiden hehkuttamista, ja pysy asialinjalla.

>> Takaisin sisällysluetteloon

Tiedotteen rakenne

Tiedote ja uutinen vastaavat samoihin kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miten, miksi ja kuka.

Tiedote myös jäsennetään uutisen tapaan siten, että alussa esitetään tärkein asia. Tiedotteen etenemisjärjestys on siis päinvastainen kuin tutkimusraportin.

Tiedotteen osat

1. OTSIKKO
2. INGRESSI
3. TEKSTI JA VÄLIOTSIKOT
4. LISÄTIEDOT

Muistathan lisätä tiedotteeseesi myös päiväyksen.

Otsikko
Hyvä otsikko ilmaisee tiedotteen olennaisimman asian lyhyesti, mutta mahdollisimman kiinnostavasti. Se ei ole useinkaan sama asia kuin väitöskirjan tai tapahtuman nimi. Otsikon tekoon kannattaa panostaa, sillä sen perusteella lukijat päättävät lukevatko tiedotteen loppuun. Otsikko voi olla vaikkapa väittämä tai muutaman sanan tiivistys tiedotteen sisällöstä. Aktiivisia toimintaverbejä yleensä suositaan otsikoissa, esimerkiksi tekee, vastaa, huolehtii jne.

Ingressi
Tiedotteen ensimmäinen kappale vastaa uutisen kärkeä eli ingressiä, joka täydentää otsikkoa. Ingressiin on tiivistetty tiedotteen pääasia. Esimerkiksi väitöstiedotteen ingressissä kerrotaan tärkeimmät tutkimustulokset.

Teksti
Tekstissä asiat esitetään tärkeysjärjestyksessä, tärkeimmästä vähemmän tärkeään. Kappaleet ovat mielellään lyhyehköjä, samoin lauseet ja virkkeet. Vastaanottajan on voitava lukea ja ymmärtää tiedote nopeasti. Käytä väliotsikoita, sillä ne auttavat tekstisi silmäiltävyyttä ja luettavuutta.

Tutkimustiedotteessa on tuloksissa kerrottaessa hyvä korostaa sitä, mikä on uutta ja juuri tässä tutkimuksessa esiin tullutta ja miten tietoa voidaan soveltaa tai hyödyntää. Tapahtumatiedotteessa tarkasta, että kaikki aika- ja paikkatiedot mainitaan tiedotteessa.

Lisätiedot
Lisätietoja-kohdassa kerrotaan kuka antaa lisätietoja aiheesta, siis kerrotaan yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja mahdollisesti myös sähköpostisoite. Jos aiheesta saa lisätietoja verkosta, kirjoita myös www-osoite.

>> Takaisin sisällysluetteloon

Tiedotteen jakelu

Tiedotteiden jakelussa on syytä muistaa olla tasapuolinen tiedotusvälineiden suhteen. Siis lähetä tietosi samanaikaisesti kaikille medioille, ja ajoissa. Yleensä tiedotteet ja kutsut lähetetään viikkoa ennen tapahtumaa.

Viestintäosasto voi auttaa sinua jakelussa, sillä olemme keränneet sekä paikallisten että valtakunnallisten medioiden yhteystiedot jakelulistoihin. On myös hyvä lähettää tiedotteesi tai kutsusi ainakin tiedoksi meille, jottemme järjestä yhtäaikaisesti muita tiedotustilaisuuksia ja osaamme kertoa tapahtumastasi tai aiheestasi myös meille soittaville toimittajille.

>> Takaisin sisällysluetteloon

Käytännön kirjoitusohjeita

Käytä selkeää ja konstailematonta kieltä

• jätä ammattislangi pois
• unohda sivistyssanat
• käytä havainnollisia ilmauksia
• jos välttämättä haluat ottaa mukaan vieraita sanoja ja käsitteitä, selitä ne tavallisella suomella.

Tee asiat ymmärrettäviksi

• palauta tärkeät perusasiat lukijan mieleen
• havainnollisia ja konkreettisia esimerkkejä
• vältä outoja yksiköitä
• tee asioiden suhteita, kuten suuruus ja pienuus, käsitettäväksi (esimerkiksi vertailemalla)
• jätä pois irralliset yksityiskohdat ja lukijaa hämäävät maininnat.

Tee jutusta rakenteeltaan selkeä ja kiinnostava

• tuo tärkeät asiat selvästi esiin
• aloita kiinnostavasti (tutulla asialla, ongelmalla, esimerkillä, väitteellä, tutkimustuloksella)
• muista vaihtelun virkistävyys: vaikeampia ja helpompia jaksoja, eripituisia, mutta silti melko lyhyitä kappaleita
• kiinnostavista kohdista lisää tekstiä.

Lisää jutun houkuttavuutta

• otsikolla, ingressillä, väliotsikoilla (kuvateksteillä ja kuvituksella)

>> Takaisin sisällysluetteloon

Kuinka ylitetään uutiskynnys?

Hyvä tiedote voi herättää toimittajien kiinnostuksen, etenkin jos tiedotettava asia ylittää uutiskriteerit, joiden perusteella toimittajat uutisoitavia asioita valikoivat. Uutinen aiheestasi tulee melko varmasti, jos aiheesi on uusi ja merkittävä.

Uutiskriteereitä ovat

• ajankohtaisuus; Onko uutinen tuore? Onko jossakin pitkässä prosessissa tapahtunut uusi käänne?
• kiinnostavuus; Mistä median yleisö on kiinnostunut?
• läheisyys; Kuinka läheltä uutinen koskettaa lukijan, kuuntelijan tai katsojan jokapäiväistä elämää?
• tärkeys; Kuinka voimakkaasti uutinen vaikuttaa vastaanottajan elämään?
• laajuus; Kuinka suurta osaa median yleisöstä uutinen koskettaa?
• epätavallisuus; Kuinka paljon uutisen asia poikkeaa tavallisesta elämänmenosta?
• julkisuustekijä; Onko mukana tunnettuja henkilöitä tai organisaatioita?
  

>> Takaisin sisällysluetteloon

Esimerkkejä tiedotteista

• Ensihoityössä tarvitaan hyvää fyysistä toimintakykyä - testistö opiskelijavalintoihin
• Aivovaltimopullistumien syntyyn vaikuttavan geenin sijainti paikallistettu
• Ilmatieteen laitos ja Kuopion yliopisto tiivistävät yhteistyötään
  

>> Takaisin sisällysluetteloon

Tutkimusraportin ja tiedotteen vertailua

(Lähde: Tiede 2000 -lehti; muokattu artikkelista Att skriva i Forskning och Framsteg, Stiftelse, Forskning och Framsteg, Verksamhetsberättelse för år 1981, Solna, 1982.)