Kehityskeskustelukäytäntö Kuopion yliopistossa

Yliopiston menestyminen perustuu osaavaan henkilöstöön. Tuloksellinen toiminta edellyttää, että jokainen yliopistolainen tietää miten hänen oma tehtävänsä ja toimintansa tukee yliopiston ja työyhteisön toiminnan tavoitteita ja strategiaa. Tässä tarvitaan hyvää ja keskustelevaa johtamista.

Esimiehen tehtävä on huolehtia siitä, että kukin henkilö hänen yksikössään tietää ja ymmärtää mitä työtuloksia häneltä odotetaan ja miten hän suoriutuu tehtävistään sekä mistä hän on vastuussa ja millaiset toimintavaltuudet ja –edellytykset hänellä on. Johtamisen apuvälineenä ja keinoina yliopistossa käytetään työuran alussa perehdyttämistä ja myöhemmin jatkuvaa ja systemaattista kehityskeskustelukäytäntöä.

Kun henkilöstönäkökulma läpäisee kaikki toiminnan tasot, tarkoittaa tämä sitä, että myös mm. perehdyttäminen ja kehityskeskustelut ovat käytössä ja toteutuvat suunnitelmallisesti kaikilla tasoilla. Käytännössä kehityskeskusteluprosessi lähtee liikkeelle ylemmästä esimiehestä. Hänen tehtävänsä on varmistaa että lähiesimies tietää omat ja ryhmänsä tavoitteet ja tulosodotukset, jotta tämä edelleen voi viestiä ryhmälleen oikeanlaiset tavoitteet. Kehityskeskustelu on prosessi, joka lähtee strategisista painopisteistä ja päättyy vuorovaikutusprosessin jälkeen omien vastuutoimien lisäksi organisaation arviointiin ja toimenpiteisiin.

Kehityskeskustelu on keskeinen osallistavan henkilöstöjohtamisen väline ja auttaa henkilöstösuunnittelussa, henkilöstön osaamisen kehittämisessä ja arvioinnissa. Se on myös hyvä väline toiminnan suunnitteluun. Toimivalla kehityskeskustelukäytännöllä mahdollistetaan henkilön kykyjen ja toiveiden parempi huomioonottaminen. Keskustelutilanteessa esimies ja työntekijä saavat mahdollisuuden työtulosten yhteiseen arviointiin ja onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden analysointiin. Kehityskeskustelussa annetaan objektiivista ja asiallista palautetta molemmin puolin.

Työntekijälle kehityskeskustelu toimii yhtenä mahdollisuutena vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisön yhteisiin asioihin. Keskustelussa keskeinen henkilö on työntekijä. Työyhteisön tavoitteet ja tehtävä konkretisoidaan ja viedään henkilötasolle: jokainen tietää, mitä osaa kokonaisuudesta hän on toteuttamassa.

”Kehityskeskustelu on tavoitteellinen, ennalta sovittu ja valmisteltu, säännöllisesti toistuva, tasavertainen ja luottamuksellinen keskustelu pääsääntöisesti lähiesimiehen ja työntekijän kesken. Kehityskeskustelussa asioita tarkastellaan menneisyydestä tulevaisuuteen, huomioidaan toiminta ja ihminen kokonaisuutena yksilön näkökulmasta.”

Onnistuneen ja tuloksellisen kehityskeskustelun edellytyksenä on, että molemmat osapuolet ymmärtävät keskustelun merkityksen, tärkeyden ja tavoitteen. – Kehityskeskustelu on niin esimiehelle kuin työntekijällekin sekä oikeus että velvollisuus!

Onnistua ei voi, elleivät molemmat osapuolet miellä keskustelun tärkeyttä ja tavoitetta. – Keskustelu on kummallekin oikeus, velvollisuus ja etenkin mahdollisuus!

Työntekijälle kehityskeskustelu toimii yhtenä mahdollisuutena vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisön yhteisiin asioihin. Keskustelussa keskeinen henkilö on työntekijä. Esimies huolehtii, että työyhteisön tavoitteet ja tehtävä konkretisoidaan ja viedään henkilötasolle, niin että jokainen tietää, mitä osaa kokonaisuudesta hän on toteuttamassa.

Suorituksia analysoimalla ja omaa vaikutustaan havainnoimalla, puolin ja toisin palautetta antamalla vahvistaen samalla hyviä toimintatapoja sekä avoimesti ja luottamuksellisesti keskustelemalla, piileviäkin kykyjä esille kaivamalla vaikutetaan niin yksittäisen henkilön kuin koko työyhteisön kehittymiseen.

Kehityskeskustelun tulee olla kiireetön tilanne; aikaa varataan riittävästi asioiden läpikäymiseen syvällisestikin.

Kehityskeskustelun vaiheet:

1. Valmistautuminen (aika ja sopimus valmistautumisesta)
2. Virittäytyminen (luottamuksellinen ja avoin ilmapiiri)
3. Menneen arviointi (tulosten ja yhteistyön arviointi, palaute)
3. Tulevan suunnittelu (yliopiston, laitoksen, ryhmän painotukset sekä henkilön tavoitteet, tarpeet ja kehittyminen)
5. Päätös (yhteenveto ja seurannasta sopiminen)
6. Jälkityöt (muistiot, seurantajärjestelmä)

Kahdenkeskisten keskustelujen jälkeen esimies voi tarvittaessa laatia ryhmä- ja/tai laitostasoiset yhteenvedot kokonaisuuden hahmottamiseksi siten, että henkilökohtaiset ja luottamukselliset asiat eivät näy. Tuloksena syntyvät laitoksen ja ryhmien keskeiset osaamisen kehittämistarpeet suhteessa niiden tavoitteisiin.

Valmistautuminen

1. Valmistaudu riittävän ajoissa ja huolella.
2. Lue ohjeet ja mieti keskustelun merkitystä ja tavoitetta.
3. Käy läpi edellinen kehityskeskustelumuistio: mistä keskusteltiin ja mitä sovittiin.
4. Palauta keskustelutilanne mieleesi: mieti, miten nyt itse voit parantaa tilannetta.
5. Lue ryhmän / laitoksen suunnitelmat: mitä tavoitteita niistä kohdistuu sinuun / työntekijään.
6. Jos laitoksella / ryhmässä on tehty henkilöstösuunnitelma, käy siitä läpi itseäsi / työntekijää koskevat kohdat kehittymistarpeista ja -suunnitelmasta.
7. Käytä tätä ohjetta ja esitettyjä kysymyksiä avuksi valmistautuessasi keskusteluun. Kirjaa ylös keskeiset mieleen tulleet asiat, näkökohdat ja perustelut. - Esitetyt kysymykset toimivat apuvälineenä valmistautumisessa; ei lomakkeena, joka tulee käydä kohta kohdalta läpi.

Virittäytyminen

1. Täsmentäkää vielä mikä on keskustelun tarkoitus ja tavoite.
2. Keskustelu on molemminpuolinen mahdollisuus kehittyä!
 

Menneen arviointi

1. Mitkä olivat pääasialliset työtehtäväsi ja miten ne tukivat laitoksen toiminnan tavoitteita ja strategiaa?

2. Mitä tavoitteita ja odotuksia tehtäviisi oli asetettu, mitä tuloksia on saavutettu? Mitkä tehtävät olivat eniten, mitkä vähiten kiinnostavia?

3. Missä koit onnistuneesi? Missä olisit voinut parantaa suoritustasi? Mikä suoriutumiseen on vaikuttanut? Arvostatko / arvostetaanko työtäsi?

4. Miten yhteistyö ja työnjako ovat sujuneet esimiehen kanssa, omassa ryhmässäsi, muissa työryhmissä ja yhteisissä kehittämistoimissa? Miten olet kokenut työyhteisön ja sen ilmapiirin?

5. Miten olet kokenut henkilökohtaisen jaksamisesi: työhyvinvointi, stressi, kiire, väsymys?
 

Tulevan suunnittelu

1. Mitkä ovat keskeiset tehtäväsi tulevalla kaudella? Mitä laitoksen / ryhmän tavoitteet tarkoittavat sinun kannaltasi?

2. Miten saavutat tavoitteesi? Mitä tukea ja resursseja tarvitset? Minkä taitojen ja minkälaisen osaamisen kehittäminen tehtävässäsi on tarpeen? Millä keinoin taitoja ja osaamista hankitaan ja kehitetään?

3. Onko sinulla sellaista osaamista ja sellaisia taitoja, joita et nykyisissä tehtävissäsi voi hyödyntää? Minkälaiset tehtävät sinua tulevaisuudessa kiinnostavat? Mitkä ovat pitkän tähtäimen henkilökohtaiset tavoitteesi?

4. Ovatko työolosuhteesi ja –välineesi riittävän hyviä?

5. Miten osallistut työyhteisön kehittämistoimiin ja ilmapiirin rakentamiseen?

6. Miten pidät itsestäsi ja jaksamisestasi huolta?

7. Mitä toiveita esität esimiehelle esim. tuen ja vuorovaikutuksen suhteen?

Muuta: mitä muuta haluat ottaa esille?
 

Päätös

1. Esimies esittää yhteenvedon keskustelusta: mistä keskusteltiin ja mitä sovittiin.

2. Sovitaan jälkitöistä: muistiosta ja seurannasta.

3. Palaute miten keskustelu sujui, päästiinkö tavoitteeseen, mitä tehdään seuraavalla kerralla paremmin.

Jälkityöt
1. Työntekijä laatii muistion keskeisistä asioista ja toimittaa sen esimiehelle. Yhteinen sopimus allekirjoitetaan vakuudeksi yhteisymmärryksestä.

2. Sovitun toteutumista seurataan ja täsmennetään esim. puolivuosittain esimiehen ja/tai oman ryhmän kanssa.

Kehityskeskustelu yhdistää yhteisön ja yksilön!
Onnistuneet kehityskeskustelut luovat onnistumisen edellytyksiä toiminnalle, parantavat ilmapiiriä ja edistävät yhteisöllisyyttä.

Linkki

• Kehityskeskustelulomake

Lisätietoja

• Henkilöstöpäällikkö Marketta Rantama

• Henkilöstösuunnittelija Eija Räsänen